我們看一段從一個研究基金申請報告中摘錄的一段真實例子吧。請注意，這份申請歐盟項目的報告評委很可能不是英國人。這對於用詞的選擇非常重要。雖然以下的文字沒有任何初級錯誤，但是它讓人看著感覺「臭長臭長的」，而並沒有故事那樣的流程感。以下是原文摘錄：
隨著公眾對水污染知識有了越來越多的瞭解，人們對優質的水源也有了越來越強的渴求，這就要求對水資源有更嚴格的管理，這就要求擴大常規污染物的範圍並降低它們的最高污染物含量值（Maximum Contaminant Level，MCL）。隨著人口的增加，人均的可用水量變得越來越少。工業生產過程中的廢水回收利用和潛在廢物的重新利用都變得越來越關鍵。
雖然在廢水處理上有很多投入，並且河流和淡水的品質也有顯著的提高，但是歐洲的廢水還是非常普遍，這對經濟和社會生活等多個方面都產生了重大的影響。
許多情況下，環境「質量」受幾方面因素的影響：市容市貌、空氣異味、捕魚成功率的下降和魚貝的污染對生態旅遊和漁業生產都有著直接的負面影響。生態影響和社會影響不可避免地轉換成了連鎖的經濟影響，許多問題都沒有解決，例如清理河流和維護航道所發生的經濟成本。
全球範圍內，每個人的可用水量在過去30年間已經下降了40%。歐洲也未能倖免於這個全球缺水的趨勢。ERA強調：「歐洲1/3的地區已經處於5 000 m3每人每年的最小值以下——不僅僅是地中海地區，其他人口密集和工業密集的北部國家也是這樣。在歐洲，有54%的水資源消耗是用於工業生產，26%是用於農業，其餘20%是家庭用水，但是每個國家的用水情況是千差萬別的。對水資源的要求越來越多，這種壓力導致了許多地區對地下水源的過度開採。此外，有20個歐洲國家需要依賴鄰國供應10%以上的用水，而荷蘭和盧森堡的這一數字則飆升到了75%。
步驟1：列出要點
用你最鍾愛的技術（見第8章）構思文檔。通過一系列標題來列出全文要點。然後每部分內容都以項目符號的方式列出，每一條目表達的都是最重要的一點內容。
如果你是從無到有開始寫作，那麼通過這一步你就可以起草出文檔的要點。這樣，我們就能囊括所有的信息並隨時取用。本節內容要表達的就是：
·水質的管理越來越重要。
·因此工業生產需要回收廢水。
·污染對水質有很大影響。
·歐洲可利用的水已經很少。
·大多數的水都被工業消耗了。
步驟2：故事
檢查項目符號列出的要點，一定要保證它們能很有效地呈現一個完整的故事。是否有更好的方式來組織這些要點呢？你是否遺漏了關鍵的邏輯步驟？
很快，你就會發現這不符合一個故事情節的邏輯。從問題到方案的結構會顯得邏輯清楚，因為該項目就是為了幫助企業回收利用廢水的。這就形成了如下的結構：
·歐洲的可用水已經很少。
·污染會破壞有限的可用水資源。
·對水質的管理越來越重要。
·大多數的水都被工業消耗了。
·因此工業生產需要回收廢水。
步驟3：擴展
完成文檔草稿，為項目符號中的要點添加少量詞彙以組成完整的句子。大篇幅的文字應該用於描述事實，而不是增加新的故事節奏。
當此項逆向工程啟動後，只要簡單地提取最有用的事實來支持論點並用詞將二者鏈接起來即可。第一輪過後我們就可以寫出下文：
在過去30年間，全球每人的可用水源已下降了40%，即使在歐洲，1/3的陸地已經降到了5 000 m3每人每年的下限值以下。
由於工業廢水的污染，水資源短缺的情況更加惡化（exacerbated）了，並且影響到了市容市貌、空氣異味、捕魚的成功率和海產品的收成，同時也帶來了經濟方面的聯動影響。
隨著人們對水污染知識瞭解得越來越多，並且對優良水質的期望也越來越強烈，這都迫使我們要採取更嚴格的措施來降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工業生產過程中消耗掉的，因此對工業廢水的循環利用就變得非常關鍵。
我們在字數上已經很精練了，但文字本身還不夠優美。接下來，我們需要確保每個句子都沒有包含太多的信息或缺少必要的信息。
步驟4：孤立地看待每個句子
·它真正要表達的意思是什麼？它是否會引起歧義？
·我是否需要寫這句話？這句話是否能為全文添彩？
·句子中是否包含其他非要點內容？如果有，我是否可以刪除，或者將其單獨成句？
在過去30年間，全球每人的可用水源已下降了40%。即使在歐洲，1/3的陸地已經降到了5 000 m3每人每年的下限值以下。
由於工業廢水的污染，水資源短缺的情況更加惡化（exacerbated）了。這對市容市貌、空氣異味、捕魚的成功率和海產品的收成都產生了很大的影響，同時也帶來了經濟方面的聯動影響。
隨著人們對水污染知識瞭解得越來越多，並且對優良水質的期望也越來越強烈，這都迫使我們要採取更嚴格的措施來降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工業生產過程中消耗掉的，因此對工業廢水的循環利用就變得非常關鍵。
我們在此修改的內容就是將頭兩個句子拆分開來。這就讓句子的平均長度從27個字降到了17個字，這樣每句話中的要點就更加明確了。現在，我們要做的就是進一步對各段內容進行修改，以便句子更有力度且更易閱讀。
步驟5：通篇閱讀每個小節
句子是否流暢？是否需要添加些文字為故事增彩？
步驟6：完成編輯
運用以下技巧：
·概括。是否能夠用一個詞或短語取代一大串類似的內容？要特別留意「and」一詞，因為很多情況下它就意味著後面有一些非必需的內容。
·避免不必要的術語。一個不懂行的聰明人是否能夠理解它？
·修改句子長度。將每個句子的長度盡量控制在20字以內，並且句子的長短要有所變化。
如果你有時間的話:
·避免不必要的形容詞/副詞/動詞。
·盡可能地去掉「the」和「that」。
·去掉重複內容，尤其是要去掉描述完全相同的內容。
在全球，每人的可用水量在過去30年已下降了40%。即使在歐洲，1/3的陸地可用水量已經低於5 000 m3每人每年。
水資源短缺的情況由於工業廢水的污染更加惡化（made worse）了。其影響包括：影響市容市貌、空氣異味、捕魚的成功率降低和海產品的收成下降等，同時也帶來了經濟方面的連鎖反應。
這些影響加上人們對優良水質的期望也越來越強烈，都迫使我們要採取更嚴格的措施來降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工業生產過程中消耗掉的，因此對工業廢水的循環利用已經非常關鍵。
要點：
·簡化了第一句話的結構，字數減少了，同時也更加易讀。
·用「低於」取代了「下限值以下」，語言更加平實，表達的含義也更清楚。
·用「made worse」代替了「exacerbated」。我喜歡「exacerbated」這個詞，但是它在日常生活中並不常用，並且對於母語不是英語的人來說可能還不認識。
·對第二段的用詞重新進行了組織，修改後的文字邏輯性更強，並且用「連鎖反應」代替了「聯動影響」，這樣就避免了用詞重複。
·去掉「隨著人們對水污染知識瞭解得越來越多」，並且用「這些影響」代替，因為後面的這一說法也能有效地表達相同的意思。並且這也有助於將最後兩段聯繫到一起。
·用「已經」代替「就變得」，因為廢水循環利用已經非常關鍵了。
步驟7：複查並校對
稍後，重新讀一遍全文，要出聲朗讀，反覆誦讀，並找出拼寫錯誤/語法錯誤。
·5 000 m3這一統計數字沒有意義，因為沒有與之對比的基數存在。
·如果對經濟的影響能量化的話就好了。
·嚴格的管理和廢水利用之間並無直接的關係。
將以上幾點修改後，最後的文字呈現如下：
在全球，每人的可用水量在過去30年已下降了40%。即使在歐洲，也有1/3的陸地水資源緊缺（＜5 000 m3每人每年）。
水資源短缺的情況由於工業廢水的污染更加惡化了。其影響包括：影響市容市貌、空氣異味、捕魚的成功率降低和海產品的收成下降等，同時也帶來了經濟方面的連鎖反應。
這些影響加上人們對優良水質的期望也越來越強烈，都迫使我們要採取更嚴格的措施來降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工業生產過程中消耗掉的，因此對工業廢水的循環利用正好可以達成這一目標。
在整個編輯過程中有何體會？字數降到了70%，句長幾乎折半（這樣的句子更易讀），並且所有的可讀性指標都有明顯的提升。最重要的是，文字的表達更有效了。也許你還可以對以上這些文字進行更多的修改，但是和知道如何動筆同樣重要的是要懂得適可而止。一旦你列出了想表達的要點，那麼在後繼的過程中就要盡量讓文字緊湊、有效。但是，也要記住，如果說服力不足的話，少就不一定是多了。